第一章 总 则
第一条 研究生培养档案是学校档案的重要组成部分，是衡量学校研究生教育管理水平和教育质量的重要指标之一，也是对学校研究生教育质量评估的重要依据。为提高我校研究生培养档案材料的质量和管理水平，实现档案工作的标准化、规范化和现代化，更为有效地发挥培养档案在研究生教育、管理中的作用，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》及《浙江理工大学档案管理办法》，特制定本办法。
第二条 研究生培养档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和分级管理相结合。
研究生部归口管理研究生的培养档案工作，负责对全校研究生培养档案工作进行指导；各学院具体负责在校研究生培养档案的日常管理和归档工作，并接受学校主管部门的指导和检查，根据校研究生部和档案馆的统一部署和要求，负责培养档案的收集、积累、整理、立卷工作。
第三条 研究生档案管理工作人员应认真履行职责，学习档案管理法规，熟悉档案管理业务，严守档案管理工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。
第二章 综合档案
第四条 为确保我校研究生培养档案的完整、准确和系统性，各学院都应把培养档案材料的形成、积累、整理和归档纳入管理工作的程序和范围。
第五条 研究生培养档案的类别、归档范围、保存期限、保存地点及注意事项等规定如下：
| 类别 | 归档范围 | 保存期限 | 保存地点 |
| 培养综合档案 | 1.上级和学校有关培养工作的文件材料 | 长 期 | 校档案馆（原件） 各学院（复印件） |
| 2.研究生部有关培养工作的文件材料 | 长 期 | 研究生部（原件） 各学院（复印件） |
| 3.有关研究生培养的规章制度 | 永 久 | 校档案馆 各学院 |
| 4.研究生培养方案 | 长 期 | 研究生部 各学院 |
| 5.研究生课程教学大纲和简介 | 长 期 | 各学院 |
| 6.研究生课程教学任务书 | 长 期 | 研究生部 各学院 |
| 7.研究生课程考试、考核材料 |
| （1）考试（查）命题表 | 短 期 | 各学院 |
| （2）研究生课程考试试题 | 短 期 | 各学院 |
| （3）考试试卷（答卷） | 短 期 | 各学院 |
| 8.研究生课程成绩 |
| （1）研究生考试、考查成绩单 | 长 期 | 各学院 |
| （2）补考成绩单 | 长 期 |
| （3）课程免修、重修、缓考申请及成绩 | 长 期 |
| 9.教改项目、课程建设项目、教学成果奖材料 | 长 期 | 校档案馆（原件） |
| 10.教学检查、教育质量评估材料 | 长 期 | 校档案馆（原件） 各学院（复印件） |
| 11.上级下达的有关培养方面的统计报表 | 永 久 | 校档案馆 各学院 |
| 12.其他有关培养方面的统计报表 | 永 久 | 研究生部 各学院 |
| 13.教学工作量统计表 | 短 期 | 各学院 按年度分开 |
| 14.等级考试报名表 | 短 期 | 研究生部 各学院 |
| 15.研究生转专业申请表 | 长 期 | 校档案馆 研究生部 各学院 |
| 16.研究生个人培养计划 | 长 期 | 校档案馆 各学院 |
| 17.研究生专业实践计划表 | 长 期 | 校档案馆 各学院 |
| 18.研究生专业实践考核表 | 长 期 | 校档案馆 各学院 |
| 19.博士候选资格考核资料 |
| （1）博士候选资格考核表 | 长 期 | 各学院 |
| 培养综合档案 | （2）博士候选资格考核记分表 | 长 期 | 各学院 |
| （3）博士候选资格考核记分汇总表 | 长 期 | 各学院 |
| （4）博士候选资格考核试题和试卷 | 长 期 | 各学院 |
| （5）文献综述报告 | 长 期 | 各学院 |
| 20.其他 | 自 定 | 各学院 |
| 学位综合档案 | 1.上级和学校有关学位工作文件材料 | 长 期 | 校档案馆（原件） 各学院（复印件） |
| 2.研究生部有关学位工作的文件材料 | 长 期 | 研究生部（原件） 各学院（复印件） |
| 3.有关研究生学位的规章制度 | 永 久 | 校档案馆 各学院 |
| 4.学位分委员会材料 | 永 久 | 各学院 按年度分开 |
| 5.学位委员会授予学位名单 | 永 久 | 校档案馆 各学院 |
| 6.博士、硕士生导师遴选材料 | 长 期 | 校档案馆 各学院 |
| 7.研究生转专业、导师申请材料 | 长 期 | 校档案馆 研究生部 各学院 |
| 8.研究生指导工作量统计表 | 短 期 | 各学院 按年度分开 |
| 9.研究生学位论文预答辩表 | 短 期 | 各学院 |
| 10.研究生学位论文答辩申请表 | 长 期 | 校档案馆(原件) 各学院（复印件） |
| 11.研究生学位论文修改及定稿表 | 短 期 | 各学院 |
| 12.研究生学位论文选题更改情况说明表 | 长 期 | 校档案馆（原件） 各学院（复印件） |
| 13.研究生学位论文定密审核表 | 长 期 | 校档案馆 研究生部 各学院 |
| 14.涉密研究生学位论文保密协议书 | 长 期 | 校档案馆 研究生部 各学院 |
| 15.研究生学位论文开题报告 | 长 期 | 校档案馆（原件） 各学院（复印件） |
| 16.研究生学位论文中期检查 | 短 期 | 各学院 |
| 17.研究生学位申请书 | 长 期 | 校档案馆 |
| 18.研究生提前进行学位论文答辩申请表 | 长 期 | 研究生部 各学院 |
| 19.其他 | 自 定 | 各学院 |
第三章 培养个人档案
第六条 各学院需建立每位研究生相应的个人培养档案。研究生培养个人档案的类别、归档范围、保存期限、保存地点及注意事项等分别规定如下：
| 类别 | 归档范围 | 保管 期限 | 保存地点 | 备 注 |
| 个人档案 | 1.硕士研究生培养环节档案 |
| （1）个人培养计划 | 长 期 | 各学院 | |
| （2）学术活动记录表、考核表 | 短 期 | |
| （3）开题报告 | 长 期 | |
| （4）中期检查 | 短 期 | |
| （5）成绩单 | 永 久 | |
| （6）学位论文预答辩表 | 短 期 | |
| （7）学位论文修改及定稿表 | 短 期 | |
| （8）学位论文选题更改情况说明表 | 长 期 | |
| （9）研究生学位论文答辩申请表 | 长 期 | |
| （10）研究生提前进行学位论文答辩申请表 | 长 期 | |
| （11）浙江理工大学硕士学位申请书 | 长 期 | |
| 2.博士研究生培养环节档案 |
| （1）个人培养计划 | 长 期 | 各学院 | |
| （2）学术活动记录表、考核表 | 短 期 | |
| （3）博士候选资格考核材料 | 长 期 | |
| （4）开题报告 | 长 期 | |
| （5）中期检查 | 短 期 | |
| （6）成绩单 | 永 久 | |
| （7）预答辩表 | 短 期 | |
| （8）学位论文修改及定稿表 | 短 期 | |
| （9）学位论文选题更改情况说明表 | 长 期 | |
| （10）研究生学位论文答辩申请表 | 长 期 | |
| （11）研究生提前进行学位论文答辩申请表 | 长 期 | |
| （12）浙江理工大学博士学位申请书 | 长 期 | |
| 3.硕博连读研究生培养环节档案 |
| （1）个人培养计划 | 长 期 | 各学院 | |
| （2）学术活动记录表、考核表 | 短 期 | |
| （3）博士候选资格考核材料 | 长 期 | |
| （4）开题报告 | 长 期 | |
| （5）中期检查 | 短 期 | |
| （6）成绩单 | 永 久 | |
| （7）预答辩表 | 短 期 | |
| （8）学位论文修改及定稿表 | 短 期 | |
| （9）学位论文选题更改情况说明表 | 长 期 | |
| （10）研究生学位论文答辩申请表 | 长 期 | |
| （11）研究生提前进行学位论文答辩申请表 | 长 期 | |
| （12）浙江理工大学博士学位申请书 | 长 期 | | |
| 4.学位论文 |
| （1）纸质版、电子版各1套 | 永 久 | 各学院 | 不外借 |
| （2）未涉密的研究生学位论文（纸质版、电子版各1套） | 永 久 | 国家图书馆 | 整理完毕后于授学位后2周内将硕士学位论文交研究生部 |
| （3）未涉密的研究生学位论文（纸质版、电子版各1套） | 永 久 | 中国科学技术信息研究所 | 整理完毕后于授学位后2周内将硕士学位论文交研究生部 |
| （4）未涉密的研究生学位论文（纸质版、电子版各1套） | 永 久 | 中国知网（CNKI） | 整理完毕后于授学位后2周内将硕士学位论文交研究生部 |
| （5）未涉密的研究生学位论文（纸质版、电子版各1套） | 永 久 | 校图书馆 | 研究生办理毕业离校手续前将硕士学位论文交校图书馆 |
| （6）涉密的研究生学位论文 | 永 久 | 校档案馆 | 根据《浙江理工大学涉密研究生学位论文管理办法》进行管理 |
第四章 档案的立卷归档要求
第七条 档案立卷要求
1.归档的文件材料必须字迹清楚端正，格式统一，签字、盖章手续完备。
2.卷内文件排列合理（可按时间、问题排列），不同年度和学年度的文件材料一般不得放在一起立卷。
3.督促有关人员做到用笔规范，严禁使用铅笔、圆珠笔和复写纸。
第八条 移交校档案馆的研究生培养个人档案材料及顺序如下：
| 序号 | 名称 | 备注 |
| 1 | 个人培养计划 | 更改过个人培养计划的需附个人培养计划修改表；同等学力申请硕士学位人员除外 |
| 2 | 研究生对内、对外成绩单各一份 | |
| 3 | 研究生专业实践计划表 | 只对专业学位研究生 |
| 4 | 研究生专业实践考核表 | 只对专业学位研究生 |
| 5 | 全国统考合格证 | 只对联考的在职攻读博士、硕士学位的研究生 |
| 6 | 研究生转专业、导师变动申请表 | 转过专业或导师的学生 |
| 7 | 研究生学位论文开题报告 | 更改过学位论文选题的需附研究生学位论文选题更改情况说明表 |
| 8 | 研究生学位（毕业）论文答辩申请表 | |
| 9 | 研究生学位（毕业）论文答辩情况表 | |
| 10 | 学位论文评阅意见书 | |
| 11 | 学位论文答辩表决票 | |
| 12 | 学位申请书 | |
| 13 | 毕业研究生登记表 | 联考的在职攻读博士、硕士学位的研究生除外 |
| 14 | 研究生毕业证书复印件 | 联考的在职攻读博士、硕士学位的研究生除外 |
| 15 | 研究生学位证书复印件 | |
| 16 | 研究生毕业论文归档说明 | |
| 17 | 学位论文 | |
| 18 | 学籍卡 | 与前面材料分开，单独移交 |
第九条 移交校档案馆的研究生培养个人档案须在研究生被授予学位后的一个月内移交至校档案馆。
第十条 凡涉及保密的研究生培养的有关文件和材料，须按照学校有关保密规定单独保管和存放。
第五章 档案材料的保存期限
第十一条 本校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期三种。
1.永久：凡是反映学校或学院主要职能活动和基本历史面貌的，对本校、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。
2.长期：凡是反映学校或学院一般活动，在较长时间内，对本校工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，其期限为16至50年。
3.短期：凡在短期内本校需要查考利用的档案，列为短期保管，其期限一般不超过15年。
第六章 档案材料的鉴定与销毁
第十二条 对学院保存且保管期限已满、失去保存价值的研究生培养档案，经登记造册后，报学院分管领导批准后予以销毁。销毁时应指定专人监销，并在会签单上签名。
第七章 附 则
第十三条 各学院应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对于违反《中华人民共和国档案法》及有关规定的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》及《浙江理工大学档案管理办法》的有关规定进行处理。
第十四条 本办法自公布之日起施行，由研究生部负责解释。
